Googleフォームでアンケート・申込受付を簡単に作成｜紙やFAX業務を効率化

アンケート用紙を配布して回収し、回答をExcelへ手入力する。イベントの申込書をFAXで受け取り、担当者が一覧表へ転記する。こうした作業は、一件ずつ見ると小さくても、件数が増えるほど大きな負担になります。

Googleフォームを使えば、アンケートや申込受付、社内申請などの入力フォームをブラウザ上で簡単に作成できます。専門的なプログラミング知識は必要なく、質問項目を追加して共有するだけで利用を開始できます。

さらに、集まった回答をGoogleスプレッドシートへ連携すれば、回答内容を自動的に一覧化できます。紙の回収や転記、集計にかかっていた手間を減らし、受付後の確認や対応に時間を使えるようになります。

Googleフォームは、Googleが提供するフォーム作成ツールです。選択式、記述式、チェックボックス、日付など複数の質問形式を組み合わせ、用途に合わせた入力フォームを作成できます。作成したフォームはURLで共有できるため、メールやチャットで配布したり、Webサイトから案内したりすることも可能です。

• 顧客アンケート
• セミナー・イベントの参加申込
• 資料請求・問い合わせ受付
• 社内申請
• 出欠確認
• 日報・作業報告
• 採用エントリー

Googleフォームの大きな特徴は、専門知識がなくても直感的に質問項目を作成できる点です。必要な質問を追加し、回答形式を選択していくだけでフォームを組み立てられます。

選択式・記述式など質問形式を使い分けられる

満足度調査ならラジオボタン、複数回答を受け付けたい場合はチェックボックス、自由な意見を集めたい場合は記述式など、質問内容に合わせて形式を選べます。

必須項目を設定して記入漏れを防げる

氏名やメールアドレスなど、受付に必要な項目だけを必須回答にできます。紙の申込書で起こりがちな記入漏れを減らせます。

回答が自動的に集まる

フォームから送信された回答はGoogleフォーム上で確認できます。さらにGoogleスプレッドシートと連携すれば、回答が一件ずつ自動で追加されるため、転記作業が不要になります。

1．Googleフォームを新規作成する

Googleドライブから「新規」→「Googleフォーム」を選択して作成を開始します。

2．タイトルと説明を入力する

何のためのフォームなのかが分かるタイトルを付け、回答期限や問い合わせ先など必要な案内を記載します。

3．質問項目を追加する

氏名、連絡先、選択肢、自由記述など必要な項目を追加します。用途に合わせて回答形式を選びます。

4．必要な項目を必須にする

受付に欠かせない項目だけを必須設定にします。必須項目を増やしすぎると回答者の負担になるため注意が必要です。

5．プレビューして共有する

実際の回答画面を確認し、自分でテスト送信して問題がなければURLを共有します。

紙やFAXを使った受付では、回収、仕分け、転記、集計、保管といった作業が発生します。Googleフォームに置き換えることで、受付からデータ化までを一つの流れにできます。

Googleフォームは社外向けのアンケートだけでなく、社内の申請・受付業務にも活用できます。特に、これまで紙やメールで受け付けていた定型的な申請はフォーム化しやすい業務です。

• 有給休暇の申請
• 備品購入の申請
• 社内イベントの参加申込
• アカウント発行依頼
• 研修参加後のアンケート
• 日報・作業報告

入力項目を統一できるため、「必要な情報が書かれていない」「メールの書き方が人によって違う」といった問題も減らせます。回答データをスプレッドシートで管理すれば、担当者や対応状況を追加して簡易的な受付管理表として使うこともできます。

Googleフォーム単体でも回答を確認できますが、業務で継続的に使う場合はGoogleスプレッドシートとの連携がおすすめです。回答が届くたびに一行ずつ追加されるため、一覧で確認しながら対応状況を管理できます。

• 対応状況：未対応・対応中・完了
• 担当者：誰が対応するか
• 対応期限：いつまでに処理するか
• 備考：連絡内容や次回対応予定

「フォームを作ること」だけではなく、「回答が届いた後に誰が、いつ、どのように処理するか」まで決めておくと、業務改善につながりやすくなります。

個人情報の取り扱いを確認する

氏名やメールアドレスなどを収集する場合は、利用目的やプライバシーポリシーを明示し、必要以上の情報を集めないようにします。

公開範囲を確認する

社外向けフォームが社内限定になっていないか、反対に社内申請フォームが誰でも回答できる状態になっていないかを確認します。

フォームだけで複雑な業務を管理しない

予約枠のリアルタイム管理や高度な顧客管理など、処理が複雑になった場合は専用システムや他のGoogle Workspace機能との連携を検討します。

顧客アンケート

商品やサービス利用後の満足度を収集し、回答をスプレッドシートで集計します。

イベント・セミナー申込

氏名、会社名、連絡先、参加希望日などを集め、参加者一覧を自動で作成できます。

社内申請

有給、備品購入、アカウント発行などの申請項目を統一し、受付漏れを防ぎます。

問い合わせ受付

Webサイトやメールからフォームへ誘導し、問い合わせ内容を一覧で管理できます。

Googleフォームを使えば、アンケートや申込受付、社内申請などを短時間でオンライン化できます。質問項目を設定してURLを共有するだけで利用でき、回答をGoogleスプレッドシートへ自動集計できるため、紙の回収やFAX確認、手入力による集計作業を減らせます。

まずは、現在紙やメールで受け付けている定型業務の中から、一つをGoogleフォームに置き換えてみると効果を実感しやすいでしょう。フォーム作成だけで終わらせず、回答後の担当者・対応期限・管理方法まで設計することが、業務効率化のポイントです。

参考：Google公式情報

• Googleフォームの作成・編集
• Googleフォームの回答を確認・管理する
• 回答をGoogleスプレッドシートに保存する