Googleドライブはファイルを開かなくても探せる？GeminiのAI Overviewsの使い方

Googleドライブに資料を保存していても、必要な情報がどのファイルに書かれているのか分からず、検索結果を一つずつ開いて確認することがあります。企画書、議事録、見積書、報告書などが増えるほど、探すだけでも時間がかかります。

Google Driveの「AI Overviews」は、検索結果に含まれる複数ファイルをGeminiが読み取り、質問に対する要約や答えを検索画面上に表示する機能です。ファイル名だけで探すのではなく、「何を知りたいか」を自然な文章で入力できる点が大きな特徴です。

本記事では、AI Overviewsでできること、基本的な使い方、Ask Gemini in Driveとの違い、業務で役立つ検索例まで分かりやすく解説します。

AI Overviews in Driveは、Googleドライブの検索結果に対してGeminiが回答や要約を生成する機能です。2026年4月に一般提供が開始され、6月にはモバイルにも展開されました。

従来の検索では、ファイル名や本文に含まれるキーワードを手掛かりに資料を見つけ、その中身は自分で開いて確認する必要がありました。AI Overviewsでは、検索対象の複数ファイルから必要な情報をまとめて取得できます。

• 複数のファイルを横断して要点をまとめる
• 自然な文章で質問して必要な情報を探す
• 特定の事実・案件概要・関連ファイルの一覧など、質問内容に応じて回答形式を変える
• 必要に応じてAsk Geminiへ進み、さらに詳しく質問する

1．Googleドライブの検索欄に質問を入力する

Googleドライブを開き、検索欄に「2026年の採用計画の主な変更点は？」「A社向けの提案資料に書かれている予算を教えて」など、知りたいことを自然な文章で入力します。

2．検索結果上部のAI Overviewを確認する

対象となる環境では、通常のファイル検索結果とあわせてGeminiによるAI Overviewが表示されます。複数ファイルの情報を横断して、質問に合った形で回答がまとめられます。

3．根拠となるファイルを確認する

AIの回答だけで判断せず、重要な情報は回答の根拠となったファイルを開いて確認します。金額、契約条件、納期などは特に原文確認が重要です。

4．必要ならAsk Geminiで掘り下げる

より詳しく調査したい場合は、AI OverviewからAsk Geminiへ進み、特定のファイルやフォルダを対象に追加質問できます。

AI Overviewsは「検索した瞬間に概要を知る」用途に向いています。一方、Ask Gemini in Driveは特定のファイル群やフォルダを対象に、何度も質問しながら深掘りするための機能です。

まずAI Overviewsで答えを確認し、さらに詳しく調べたいときだけAsk Geminiへ進む、という使い分けが分かりやすいでしょう。

AI Overviewsが向いている場面

必要な情報がどこにあるか分からず、まず全体から探したいときや、「この案件の最新状況は？」のように短時間で概要を把握したいときに向いています。

Ask Geminiが向いている場面

特定案件の提案書、議事録、メールなどをまとめて分析したい場合や、回答をもとに追加質問を重ねたい場合に向いています。

• 「○○社との直近3回の打ち合わせで決まったことをまとめて」
• 「2026年度の営業計画について書かれている資料を探して、重要ポイントを5つ教えて」
• 「Aプロジェクトのスケジュール変更について触れているファイルはどれ？」
• 「採用関連の資料から、今年追加された制度をまとめて」
• 「このフォルダにある提案書で共通している顧客課題を整理して」

ファイルを何個も開く必要が減る

検索結果を上から順番に開いて確認する作業を減らせます。特に似た名前のファイルが多い環境では効果的です。

ファイル名を正確に覚えていなくても探せる

「去年の○○社の提案書」のように、内容や状況をもとに質問できるため、正式なファイル名が分からなくても探しやすくなります。

複数資料の共通点や違いを把握しやすい

単一ファイルの要約だけでなく、複数資料から情報をまとめられるため、案件の経緯確認や比較にも利用できます。

• AIの回答には誤りや抜けが含まれる可能性があるため、重要情報は元ファイルで確認する
• Geminiはユーザー自身に閲覧権限があるファイルのみを参照するため、共有権限の設計も重要
• 利用には対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIプランが必要
• Workspaceのスマート機能を有効にしておく必要がある
• 機能は段階的に展開されるため、同じプランでも表示時期が異なる場合がある

Google DriveのAI Overviewsを利用すると、検索結果に含まれる複数ファイルをGeminiが確認し、必要な情報をまとめて提示してくれます。

「ファイルは保存してあるが、どこに書いてあるか分からない」という状態が増えている企業では、単なるファイル検索よりも実務的な使い方ができます。まずは公開済みの社内資料や過去の議事録などで、自然文による検索を試してみるとよいでしょう。