修繕依頼フォームをGoogleフォームで作る方法｜不動産管理会社向け

入居者からの修繕依頼を電話で受け付けると、物件名や部屋番号の聞き間違い、故障箇所の説明不足などが起こりやすく、現地に行くまで実際の状況が分からないことも少なくありません。紙の受付票も、書式が担当者によってバラバラになりがちです。

Googleフォームを使えば、必要な項目をあらかじめ決めておき、入居者に入力・写真添付してもらう形で修繕依頼を受け付けられます。ここでは、物件名・部屋番号・故障箇所・写真・緊急度を含めた修繕依頼フォームの作り方を解説します。

1. 1

   Googleフォームを新規作成し、タイトルと説明文（「修繕依頼フォーム」「故障箇所の写真があるとスムーズです」等）を設定する

2. 2

   「物件名」の質問を追加し、質問の種類を「プルダウン」に設定して管理物件を選択肢として登録する「物件名」の質問を追加し、質問の種類を「プルダウン」に設定して管理物件を選択肢として登録する

3. 3

   「部屋番号」の質問を追加し、質問の種類を「記述式」に設定する。必要であれば回答の検証で数値のみ入力に制限する「部屋番号」の質問を追加し、質問の種類を「記述式」に設定する。必要であれば回答の検証で数値のみ入力に制限する

4. 4

   詳細を記入

5. 5

   「連絡先」の質問を追加し、電話番号またはメールアドレスを必須項目として設定する

6. 6

   「故障箇所」の質問を追加し、質問の種類を「チェックボックス」に設定して代表的な箇所（水回り・電気・鍵・エアコン等）と「その他」を用意する

7. 7
8. 8

   「写真」の質問を追加し、質問の種類を「ファイルアップロード」に設定する

9. 9

   「緊急度」の質問を追加し、質問の種類を「ラジオボタン」に設定して対応スピードの目安を選べるようにする

10. 10

    設定タブから回答をスプレッドシートにリンクし、フォームを公開する

写真を添付してもらう「ファイルアップロード」の質問は、Googleフォームの仕様上、回答者がGoogleアカウントへログインしていないと利用できません。管理会社が入居者向けに一般公開する形の修繕依頼フォームでは、この点をあらかじめ考慮しておく必要があります。

• 入居者の多くがGoogleアカウントを持っている前提であれば、そのままファイルアップロードの質問を利用する
• アカウントを持たない入居者にも対応したい場合は、写真は別途メール添付やLINEでの送付を案内する運用にする
• ファイルの保存先はフォーム作成者のGoogleドライブ内に自動でフォルダが作成されるため、保存容量と共有範囲を事前に確認する

ログインを必須にしたくない場合、ファイルアップロードの質問を外し、写真は別ルート（メール等）で受け取る運用も選択肢になります。

• フォームの回答をスプレッドシートにリンクする設定を行う
• 回答一覧に「対応状況」「担当者」の列を追加する
• 緊急度の列でソート・フィルタをかけて優先度の高い依頼から確認する
• 条件付き書式を使って「至急」の依頼を目立つ色で表示する

例：緊急度が「至急」の行を赤色で表示するよう設定しておくと、対応漏れを防ぎやすくなります。

入居者への周知方法

入居時の案内資料や掲示物にフォームのURL・QRコードを掲載し、電話以外の受付手段があることを周知します。

管理会社側の確認フロー

回答が届いたら、まず緊急度と故障箇所を確認し、至急対応が必要な案件から優先して連絡します。

業者への連携方法

スプレッドシートの内容をそのまま修繕業者に共有することで、聞き取り直しの手間を減らせます。

修繕依頼フォームをGoogleフォームで作成することで、物件名・部屋番号・故障箇所・写真・緊急度といった必要な情報を、決まった形式で受け付けられるようになります。ファイルアップロードを使う場合はログインが必要になる点に注意しつつ、回答をスプレッドシートで管理することで、対応漏れの防止や業者への情報連携もスムーズになります。

• Google フォームの使い方
• Google Workspace 公式サイト