Googleスプレッドシートでスケジュール管理する方法｜作り方と運用のポイントを解説

Googleスプレッドシートを使えば、専用ツールを導入しなくても、チームの予定、タスク、担当者、期限、進捗状況を一つの表で管理できます。

複数人が同時に編集できるため、小規模なプロジェクトや日常業務のスケジュール管理に適しています。

ただし、項目や入力ルールを決めずに始めると、表記のばらつき、更新漏れ、担当者不明、表の肥大化が起こります。本記事では、管理表の作り方と継続運用のポイントを解説します。

• 社内のタスク管理
• Webサイト制作の進行管理
• 記事やSNS投稿の公開予定管理
• 営業案件の対応予定管理
• イベントやキャンペーンの準備
• 採用活動の選考スケジュール
• 月次業務や定例作業の管理

管理項目がある程度決まっており、関係者が数名から十数名程度の業務に向いています。複雑な依存関係や細かな権限設定が必要な大規模案件では、専用ツールの方が適する場合があります。

最初から項目を増やしすぎると入力負担が増えます。まずは「タスク名・担当者・期限・ステータス」の4項目から始める方法がおすすめです。

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   管理する業務の範囲を決める

   「マーケティング業務」のように広くせず、「SEO記事制作」「Webサイト更新」「展示会準備」など対象を絞ります。複数業務をまとめる場合はカテゴリ列を追加します。  

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   1行に一つのタスクを入力する

   「構成作成、執筆、確認、公開」を一行にまとめず、工程ごとに分割します。どこまで完了したか、どこで遅れているかが見えやすくなります。

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   ステータスをプルダウンにする

   自由入力では表記がばらつくため、「未着手・進行中・確認待ち・保留・完了」などに統一します。優先度も「高・中・低」のプルダウンにします。  

 
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   担当者を明確にする

   原則として主担当者を一人設定します。確認者や協力者が必要な場合は別列を設けます。部署名だけでなく、できるだけ個人名まで設定します。

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   開始日と期限を設定する

   期限に加えて開始日を入力すると、着手の遅れ、作業期間、担当者への集中を把握しやすくなります。

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   条件付き書式で期限を見える化する

   期限超過、期限間近、完了を視覚的に区別します。ルールを増やしすぎず、重要な3種類程度から始めます。

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   フィルタで必要なタスクだけを表示する

   担当者、ステータス、優先度、期限、プロジェクトで絞り込みます。複数人で利用する場合は、他の人の表示に影響しないフィルタ表示が便利です。 

条件付き書式で使える数式例

期限がD列、ステータスがE列の場合、期限超過かつ未完了の行を判定する例：

=AND($D2<TODAY(),$E2<>”完了”)

完了した行を判定する例：

=$E2=”完了”

カレンダー形式が向いている業務

• イベント開催日
• SNSや記事の公開日
• 担当者の勤務予定
• 予約状況
• 月間キャンペーン

日付ごとの予定を直感的に把握しやすい一方、担当者、進捗、優先度、関連資料など多くの情報を管理する用途には向きません。

一覧形式が向いている業務

• プロジェクトの進行管理
• 複数担当者のタスク管理
• 制作工程の管理
• 問い合わせ対応
• 営業案件管理

進捗管理では一覧形式、公開日やイベント日だけを確認したい場合はカレンダー形式が適しています。

無料または既存環境で始めやすい

GoogleアカウントやGoogle Workspaceを利用していれば、新しいツールを契約せずに始められます。

複数人で同時に更新できる

個別にExcelファイルを送り合わず、同じデータを確認できます。

自社業務に合わせて変更できる

列や計算式を自由に追加し、業務の変化に合わせて調整できます。

データの集計や分析がしやすい

担当者別、プロジェクト別、ステータス別に集計し、FILTER関数などで必要な行だけ表示できます。

入力ルールが決まっていない

日付、担当者、ステータスの表記をプルダウンなどで統一します。

更新するタイミングが決まっていない

作業開始時、状況変更時、完了時、終業前、週次会議前など、更新タイミングを決めます。

管理者がいない

表全体を確認する責任者を置き、期限切れや担当者未設定を確認します。

一つの表に情報を詰め込みすぎる

スケジュール、議事録、売上、顧客情報など用途の異なる情報はシートやファイルを分けます。

• タスクが数百件に増えた
• 更新漏れが頻繁に発生する
• タスク間の依存関係を管理したい
• コメントや通知が大量に発生する
• 閲覧権限を細かく分けたい
• 工数や予算も一緒に管理したい
• 過去の履歴を追いにくい

重要なのは、最初から高機能なツールを入れることではありません。現在の業務量に合う方法で始め、管理が複雑になった段階で移行します。

Googleスプレッドシートでは、タスク、担当者、期限、ステータスを一つの表で管理できます。管理表は見た目よりも継続して更新されることが重要です。

必要最低限の項目で始め、入力ルール、更新タイミング、管理責任者を決めたうえで、自社に合う形へ改善していきましょう。

• プルダウンリストを作成する
• 条件付き書式を使用する
• データを並べ替え、フィルタする
• FILTER関数