Googleフォームは、アンケート、問い合わせ、申込受付、社内申請などの入力フォームを作成できるGoogleのサービスです。

専門的なプログラミング知識がなくても、質問項目を設定するだけでフォームを作成できます。回答内容はリアルタイムで確認でき、
Googleスプレッドシートに保存して集計することも可能です。

これまでメールや紙で受け付けていた業務をGoogleフォームに置き換えると、転記、集計、記入漏れの確認、担当者間の共有といった作業を減らせます。

本記事では、基本的な使い方から問い合わせ対応を効率化する方法まで順番に解説します。

Googleフォームは、Googleが提供するフォーム作成ツールです。
アンケートや申込フォームを作り、URLをメールやチャットで共有したり、Webサイトに設置したりできます。
回答はフォーム上で確認できるほか、Googleスプレッドシートへの出力も可能です。

• 顧客アンケート
• セミナーやイベントの申込受付
• 商品やサービスに関する問い合わせ
• 社内の各種申請
• 日報や作業報告
• 採用エントリー
• 出欠確認
• 理解度テスト

無料のGoogleアカウントでも利用できますが、企業で継続的に利用する場合は、アカウントやファイルを組織で管理できるGoogle Workspaceでの運用が適しています。

1．Googleフォームを新規作成する

Googleドライブを開き、「新規」から「Googleフォーム」を選択します。回答用スプレッドシートを最初から用意したい場合は、Googleスプレッドシートの「ツール」からフォームを作成する方法もあります。

2．フォームのタイトルと説明文を入力する

タイトルにはフォームの目的を明記し、説明文には利用目的、回答時間、返信までの目安、個人情報の取り扱い、緊急時の連絡方法を記載します。

3．質問項目を追加する

右側の「＋」から質問を追加します。氏名などは記述式、問い合わせ内容は段落、選択肢はラジオボタンやチェックボックス、希望日は日付形式を使用します。

4．必要な項目を必須回答にする

氏名や連絡先など、受付に不可欠な項目だけを必須にします。すべて必須にすると回答者の負担が増え、途中離脱につながるため注意が必要です。

5．フォームのデザインを調整する

パレットアイコンから、ヘッダー画像、テーマカラー、背景色などを設定できます。企業利用ではロゴやコーポレートカラーを用いると、公式フォームであることが伝わりやすくなります。

6．プレビューで動作を確認する

公開前にPCとスマートフォンの表示、必須設定、選択肢、送信後メッセージを確認し、自分でテスト回答を送信します。

7．フォームを公開して共有する

回答者がアクセスできる状態にして、URLをメールやチャットで共有します。Webサイトへの埋め込みも可能です。顧客情報を扱う場合は、回答結果の公開設定を安易に有効にしないよう注意します。

概要

回答全体をグラフや一覧で確認します。選択式アンケートの傾向把握に向いています。

質問別

設問ごとに回答内容を確認します。特定の質問だけを詳しく見たい場合に便利です。

個別

回答者ごとの内容を一件ずつ確認します。問い合わせや申込情報の確認に適しています。

「回答」タブのスプレッドシートアイコンを選択すると、新しいスプレッドシートを作成するか、既存ファイルを回答の保存先として指定できます。回答は1件ずつ行として追加されます。

フォームの共同編集権限と回答用スプレッドシートの共有権限は別々に管理される場合があります。担当者の変更時は両方を確認してください。

1. 1
   Googleフォーム

   Googleフォームから問い合わせを受け付ける

2. 2
   Spread Sheet

   回答をGoogleスプレッドシートに保存する回答をGoogleスプレッドシートに保存する（初期設定で自動連携させられます）

3. 3

   担当者と対応状況を記録する担当者と対応状況を記録する

4. 4

   未対応の問い合わせを定期的に確認する未対応の問い合わせを定期的に確認する

5. 5

   対応完了後に履歴を残す対応完了後に履歴を残す

送信後の確認メッセージには、返信時期と次の流れを記載します。

例：「お問い合わせありがとうございます。内容を確認のうえ、担当者より2営業日以内にご連絡します。」

個人情報の取り扱いを明記する

氏名や連絡先を収集する場合は、利用目的とプライバシーポリシーへのリンクを記載し、必要以上の情報を集めないようにします。

公開範囲を確認する

社外向けフォームが組織内限定になっていないか、社内専用フォームが一般公開されていないかを確認します。

回答通知だけに頼らない

通知メールの見落としに備え、スプレッドシートで対応状況と担当者を管理します。

複雑な業務を無理にフォームだけで管理しない

案件管理、顧客管理、予約枠のリアルタイム制御などが複雑になった場合は、CRMや予約管理ツールへの移行を検討します。

顧客アンケート

利用後の満足度や改善要望を収集し、商品別・担当者別に集計します。

セミナーの申込受付

氏名、会社名、メールアドレス、参加希望日を集め、運営担当者と営業担当者で共有します。

社内申請

備品購入、休暇、アカウント発行依頼などを定型フォーム化し、記入漏れを防ぎます。

日報・作業報告

担当者、作業内容、所要時間、課題を統一項目で収集し、比較・集計しやすくします。

まとめ

Googleフォームを使えば、アンケート、問い合わせ、申込受付、社内申請などを簡単にオンライン化できます。重要なのは、フォームを作って終わりにせず、誰が確認し、いつまでに対応し、どこで状況を管理するかまで決めることです。受付後の運用まで設計することで、業務効率化につながります。

• Googleフォームの作成・編集
• フォームの回答を確認・管理する
• 回答をスプレッドシートに保存する